Как сохранить контроль над сайтом при аутсорсинге техподдержки?
Аутсорсинг техподдержки — это распространенная практика, помогающая бизнесам сосредоточиться на своих основных задачах. Однако передача ответственности за поддержку вашему сайту, например, команде BrainForce может вызывать опасения. Как сохранить контроль над сайтом, даже если вы доверяете нам его технические аспекты? Давайте разберемся!
1. Четко сформулируйте свои ожидания
Первое, что вам нужно сделать, — это определить, какие именно задачи вы хотите передать нам на аутсорсинг. Создайте список функций и услуг, которые должны выполнять ваши подрядчики. Ваши ожидания должны быть ясны с самого начала. Это поможет избежать недоразумений и недовольства в будущем.
Пример: Вы можете захотеть, чтобы подрядчик решал только технические проблемы, но не вмешивался в содержание сайта и его конверсионные элементы. Запишите это и обсудите на этапе переговоров.
2. Установите однозначные метрики
Для контроля над аутсорсингом техподдержки важно установить четкие метрики. Они позволят вам оценивать эффективность работы подрядчика на регулярной основе. Время ответа на запросы, количество решенных проблем и удовлетворенность пользователей — это те показатели, которые стоит отслеживать. Подробнее про метрики мы писали здесь.
Почему это важно? Если вы знаете, каким образом будете оценивать результаты работы, вы сможете вовремя реагировать на проблемы и вносить изменения в процесс работы техподдержки.
3. Регулярно проводите встречи
Поддерживайте связь с нашей командой аутсорсинга. Регулярные встречи помогут обсудить текущие вопросы, выявить возникающие проблемы и поделиться новыми задачами. Это также позволит убедиться, что подрядчик понимает, насколько важен контроль над вашим сайтом и что вы готовы активно участвовать в процессе.
Стратегия: Создайте календарь регулярных брифингов — например, раз в месяц или раз в две недели. Это поможет держать руку на пульсе проекта и поддерживать взаимопонимание.
4. Ограничьте доступ
При аутсорсинге важно защищать свои данные и конфиденциальную информацию. Убедитесь, что подрядчик получает лишь тот доступ, который необходим для выполнения задач. Вы также можете рассмотреть возможность установки дополнительных систем безопасности для контроля действий аутсорсинговой команды.
Рекомендация: Предоставьте доступ к системам в пределах определенных временных рамок или по конкретным задачам. Это поможет минимизировать риски и сохранить контроль.
5. Используйте четкую систему обратной связи
Установите механизм для обратной связи от вашей команды и подрядчиков. Это будет важным источником информации о том, насколько хорошо относительно работы подрядчика. Вы можете использовать опросы, отзывы и отчеты о проделанной работе.
Для чего это нужно? Система обратной связи поможет выявить проблемы на ранних стадиях и скорректировать действия подрядчика.
6. Разработайте процедуру эскалации
Определите, что делать в случае, если возникнут серьезные проблемы или ситуацию сложно решить. Разработка процедуры эскалации поможет вам сэкономить время и избежать стресса. Убедитесь, что команда подрядчиков ознакомлена с этой процедурой и знает, как ее использовать.
Пример: Если у вас возникла техническая проблема, определите, кто должен ее решить и в каком порядке будут приниматься решения.
Аутсорсинг техподдержки может принести много преимуществ, но он также требует контроля и внимания. Четкие ожидания, надежные метрики и регулярное взаимодействие помогут вам сохранить контроль над вашим сайтом. Однако не забудьте, что круглосуточная поддержка нужна далеко не всем.
Перед тем как принять решение об аутсорсинге, оцените свои реальные потребности и возможности. Подходите к выбору подрядчика осознанно, и это поможет обеспечить успешное сотрудничество без угрозы утраты контроля.
Больше полезных материалов в нашем Telegram канале: https://t.me/bf_it_biz