Как оптовой компании обеспечить работу с множеством поставщиков?

В оптовом и розничном ритейле работа с прайсами поставщиков является одной из ключевых задач. Эффективная обработка прайсов поставщиков позволяет не только оптимизировать закупки, но и улучшить конкурентоспособность на рынке. Однако многие компании сталкиваются с проблемами при загрузке прайсов поставщиков в 1С. В этой статье мы рассмотрим, почему использование промежуточного сайта-базы данных для хранения и обработки прайсов может быть более эффективным решением, чем прямая загрузка в 1С.

Проблемы при загрузке прайсов поставщиков в 1С

1. Сложность и дороговизна интеграции: Загрузить прайс поставщика в 1С может стать непростой задачей из-за различий в форматах данных в каждом из прайсов: у кого-то прайсы в xml, у кого-то в csv, а кто-то и вовсе отдает данные по API. Это требует дополнительных усилий по настройке и постоянной поддержке интеграции со стороны 1С разработчиков.
2. Ограниченная гибкость: 1С, как правило, предназначена для бухгалтерии, а также учета товаров и управления компанией, а не для обработки больших объемов данных от различных поставщиков. Работа с прайсами — это непрофильная задача для 1С, что может ограничивать возможности по сравнению прайсов поставщиков и их анализу.
3. Риск ошибок и повышенной нагрузки: При прямой загрузке прайсов поставщиков в 1С существует риск ошибок, связанных с несовпадением данных, а также риск повышенной нагрузки на систему, что может привести к снижению производительности и неверным решениям в закупках.

Преимущества использования промежуточного сайта-базы данных

1. Централизованное хранение и обработка: Онлайн программа прайс поставщиков, работающая на базе промежуточного сайта, позволяет централизованно хранить и обрабатывать любые объемы данных. Это упрощает управление и снижает риск ошибок.
2. Гибкость и масштабируемость: Промежуточный сайт-база данных может быть легко адаптирован под нужды компании. Это позволяет быстро реагировать на изменения в прайсах и условиях поставщиков.
3. Удобство сравнения прайсов поставщиков: Используя несложные доработки, можно легко сравнивать прайсы поставщиков и выбирать наиболее выгодные предложения на тот или иной конкретный товар. Это особенно важно для компаний, работающих с большим количеством поставщиков и большим ассортиментом.
4. Автоматизация процессов: Промежуточный сайт позволяет автоматизировать получение, обработку и обновление данных в прайсах поставщиков. Это снижает нагрузку на сотрудников и повышает общую эффективность работы. С помощью такого сайта можно добавить нового поставщика, загрузить его данные и сравнить с текущими предложениями. При этом нет необходимости перегружать 1С лишними данными. Также поставщика легко удалить со всеми его данными, если дальше работа с ним не предполагается.
5. Интеграция с другими системами: Промежуточный сайт по API интегрируется с различными системами, включая 1С, что позволяет использовать его как универсальный инструмент для работы с прайсами поставщиков.
6. Экономия средств: Разработка подобного сайта на дистанции в 1-2 года будет выгоднее загрузки и обработки данных поставщиков в 1С. Конечная цена обслуживания подобного сайта в несколько раз дешевле, чем проведение аналогичных работ в 1С.

Как сформировать требования на разработку сайта-базы данных

Перед разработкой или внедрением любой IT системы необходимо максимально полно сформировать бизнес-требования и обозначить ограничения. Это позволит вам сэкономить время и средства, а команде разработки - предложить максимально удобное и функциональное решение.

Для начала нужно набросать схему бизнес процесса работы с поставщиками. Например, для одного из наших клиентов мы сделали следующую достаточно простую схему, но даже она позволила команде понять суть процесса и правильно спроектировать будущую систему.

Далее можете использовать чек-лист для подготовки требований:

• Определите примерный объем данных: Учитывайте количество поставщиков и объем прайсов, с которыми вы работаете. Это поможет определить необходимые мощности и функционал системы. Например, у вас сейчас может быть 3 поставщика и 10 тыс. товаров, но в ближайший год вы планируете расширить количество до 15, а число товаров - до 500 000. Эти данные необходимо знать перед стартом разработки.
• Определите требования к автоматизации: Решите, какие конкретно процессы вы хотите автоматизировать, и какие функции должны быть реализованы для облегчения работы с прайсами. Это сделать легко - уточните у менеджеров, чем они чаще всего занимаются при работе с поставщиками. Это и будут повторяющиеся операции, которые и должны пойти в автоматизацию.
• Сразу сообщите о необходимости интеграций: Определите, с какими системами необходимо интегрировать сайт-базу данных, чтобы обеспечить бесперебойную работу и обмен данными. От этого будет зависеть API интерфейс обмена и привлечение возможных специалистов для разработки API со стороны 1С.
• Определите допустимый бюджет и сроки разработки: Установите реалистичные сроки и бюджет для разработки и внедрения системы, чтобы избежать задержек и перерасхода средств. К сожалению, "нужно вчера и дешево" не получится. Подобная система стоит денег и времени на реализацию и тестирование. К слову, только тестирование может занимать 1-2 месяца, пока не устранится 90% внештатных ситуаций.

Необходимые функции сайта-базы данных

Чтобы вам было проще сформировать требования, мы на своем опыте подготовили для вас перечень обязательных функций, которые должны быть реализованы в сайте по обработке данных поставщиков.

• Добавление поставщиков: Возможность заводить новых поставщиков и работать с их прайсами в различных форматах (Excel, CSV, XML и др.).
• Автоматическое обновление данных: Функция автоматического обновления прайсов по расписанию исходя из регламентов поставщиков.
• Сравнение прайсов: Инструменты для сравнения прайсов поставщиков и выявления наиболее выгодных предложений по определенным товарам.
• Многоуровневая система наценок: Часто клиенты просят нас встроить в подобный сайт систему расчета наценок, чтобы отдел продаж мог работать со своими клиентами уже с конечной ценой продажи продукции.
• API интерфейс: Возможность интеграции по универсальному API с системами управления ресурсами предприятия, такими как 1С.
• Уведомления и оповещения: Настройка уведомлений об ошибках в прайсах или других важных событиях.

Загрузка прайсов поставщиков и их обработка — это важный аспект работы любой оптовой компании. Использование промежуточного сайта-базы данных для хранения и обработки прайсов может значительно упростить этот процесс, повысить точность данных и улучшить общую эффективность работы ка отдела закупок, так и отдела продаж. В отличие от загрузки прайсов поставщиков в 1С, такое решение предлагает большую гибкость, масштабируемость и возможности для автоматизации. Это позволяет компаниям сосредоточиться на стратегических задачах и улучшить свою конкурентоспособность на рынке.

Если ваша компания сталкивается с проблемами при работе с прайсами поставщиков, рассмотрите возможность внедрения промежуточного сайта-базы данных. Это может стать ключевым шагом на пути к оптимизации бизнес-процессов и достижению новых высот в вашем бизнесе.

Больше полезных материалов в нашем Telegram канале: https://t.me/bf_it_biz